関係者と密に「連絡」をとる方法

2019.10.05 更新
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効率的に仕事をこなすには関係者へのこまめな報告が大切ですが、同時に関係者と密に連絡をとることも必要です。

「連絡」とは関係する人たちが知っておくべき情報・事実・状況を、時にはそれによってどのような影響が及ぶかということまで含めて通知することです。

簡単に言うと、「あなたに知っておいてもらいたいことをお知らせしますので、準備をしておいてください」ということです。

つまり「連絡」は未来の事柄に注目してもらいたいという意味合いがあり、「~のような結果になりました」といった過去的なニュアンスの「報告」と違いがあります。

この記事では報連相の一つとして、関係者と密に「連絡」をとる上手な方法を教えます。

目次
  1. 連絡は3種類ある
  2. 連絡をするときの心得
  3. 職場内連絡で密に連絡をとる
  4. 職場間連絡で密に連絡をとる
  5. お客様や取引先など社外への連絡で密に連絡をとる
  6. まとめ

連絡は3種類ある

まずは連絡の種類について考えてみたいと思います。

相手を考慮すると、連絡は以下の3種類があります。

  1. 上司や同僚に対しての職場内連絡
  2. 他の部署に対する職場間連絡
  3. お客様や取引先など社外への連絡

相手によって親密度や距離感、関係性が違いますので連絡の質も変わってきます。

この3種類の連絡についてこれから解説していきたいと思いますが、その前に連絡の心得について説明します。

連絡をするときの心得

連絡するときは、事実や情報を関係者にしっかりと的確に伝える必要があります。

そのためには、連絡をとる前にあらかじめ知っておくべきことがあります。

  • なぜ連絡するのか、その事情を把握する。

    もし上司から「○○について連絡しなさい」と指示されたら、その内容を右から左へ単に伝えるだけではだめです。

    まずはなぜ連絡するのか、事情を知っておく必要があります。

    なぜなら事情を知らないと、連絡先から問い合わせがあった場合対応できないことがあるからです。それでは相手に疑問を持たれたり、不愉快な思いをさせたりします。

    特に取引先やお客様など社外への連絡では、会社の信頼に関わる場合もあります。注意して対応しなければいけません。

    もし事情がわからなければ必ず上司に確認してください。

  • なぜ連絡するのか、その目的とメリットを伝える。

    特に連絡する相手に何かやってもらいたい場合には、目的とメリットをきちっと伝えることが必要です。

    連絡はその内容によって、業務の指示と同じ性格になる場合があります。

    しかし直属の上司からの指示と違って、他職場からの連絡には強制力がありません。

    この場合は、どちらかといえばお願いに近いものです。相手にとって優先順位が低いので、内容を徹底させることは難しいです。

    したがって連絡した相手に無視されないためには、相手のメリットを明確にすることが大切です。

    「相手の職場にとってもこのようなメリットがあります」と伝えることで、依頼された側も動くようになります。

    決して連絡した側だけにメリットがあるように感じさせる連絡はしないでください。

職場内連絡で密に連絡をとる

職場内の関係者に、同じ情報を共有してもらうことが目的です。

  • 情報は関係者にもれなく伝えることが基本です。

    ただし関係者以外に漏れてはいけない機密情報は取り扱いに注意してください。

    一方で、必要に応じて正社員以外の契約社員・派遣社員の人にも情報を伝えるよう配慮します。

  • 職場内では情報交換が多く情報も細部にわたります。よりわかりやすく連絡しましょう。

    例えばメールを使った連絡をする場合は、タイトルを工夫するなどして後ほど探しやすくします。

    メール連絡用のテンプレートを作って、職場内で共有するのもよいでしょう。

  • 職場内では距離感が近いので様々な手段で連絡できます。その特性を活かして、密に情報を共有しましょう。

    毎週の定例ミーティングを利用して連絡することも有効なやり方です。

    また職場内では、連絡の回数が増えても恐縮する必要はありません。情報が上がった時点でタイムリーに関係者に連絡することです。

    さらにノウハウも共有しましょう。外部研修を受講したら、同僚に対して職場内説明会を実施して研修内容を説明します。上司にも評価されるでしょう。

職場間連絡で密に連絡をとる

他職場と情報を共有するときは、より丁寧に扱いましょう。

  • 職場の枠を超えた場合は、限定的な関係者への連絡と、全社員が対象の連絡があります。

    特に全社員を対象とした連絡では、社員の理解度は様々です。連絡する相手が連絡内容をきちっと理解できるように、丁寧で周到な対応を心がけてください。

  • 相手を思いやり、きめ細かい早めの連絡をします。

    たとえば締切日を変えるなど、当初の連絡内容を変更する連絡は、早とちりなどの誤解を生じやすいものです。変更点をはっきりとわかりやすく伝えてください。

  • 自分が関係する仕事で重要なことに気づいたら「誰かが連絡するだろう」と考えず、自身で積極的に連絡することを考えます。

    特に職場間の連絡はわずらわしいものです。しかし、あなたの存在感を示すチャンスなので積極的に連絡しましょう。

お客様や取引先など社外への連絡で密に連絡をとる

お客様や取引先の視点に立てば連絡忘れ、連絡もれが見えてきます。

  • お客さまや取引先との連絡は、相手の視点に立ってみることがカギです。

    その情報が相手にとってどういう意味を持つのか、できる限り自分でも考えて連絡することです。

    受ける側の感情もよく考慮しましょう。

    「依頼する、謝る、断る」ときは、場合によっては上司を含め相手の元に出向いて説明しましょう。

  • 「連絡が遅い」「内容があいまい」などの不適切な連絡は、会社の信用を問われかねません。細かな心づかいをしてください。
  • 連絡した内容は何かあった場合の証拠として残しておきましよう。以下の方法をとってください。
    • メール記録やFAX原稿を保存する。
    • 電話に出た人に伝言を頼む場合は、相手の名前を確認した上で伝言内容を改めてFAXかメールで送信し、記録に残す。

    記録が将来あなたや会社を守ってくれるかもしれません。

  • お客様からの電話に代理で出た場合は、「私、○○が伺いました。○○が戻りましたら確かに伝えます」と伝えましょう。

    お客様が安心します。

まとめ

仕事を上手にこなすには関係者と密に連絡をとることです。

「連絡」とは関係する人たちが知っておくべき情報・事実・状況を、時にはそれによってどのような影響が及ぶかということまで含めて通知することです。

連絡の種類として、①上司や同僚に対しての職場内連絡、②他の職場に対する職場間連絡、③お客様や取引先など社外への連絡があります。

連絡をするときの心得は、なぜ連絡するのか、その事情や目的をあらかじめ把握しておくことです。しっかりと的確に連絡できるようになります。

職場内では、情報は関係者にもれなく伝え、よりわかりやすく連絡することです。職場内という特性を活かして様々な手段で連絡しましょう。

職場間では、丁寧で周到な対応を心がけ、相手を思いやった早めの連絡をすることです。積極的に連絡しましょう。

お客様や取引先など社外へ連絡するときは、相手の視点に立ってみることです。また連絡した内容は記録して、何かあった場合の証拠として残しておくことも大切です。

これらを念頭において関係者と密に連絡をとってください。

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