【転職】職務経歴書はコピーやPC作成の印刷物でも大丈夫？
複数の企業に応募するさい、オリジナルの職務経歴書をコピーして提出して良いか、悩む人は多いようです。
あるいは、職務経歴書をパソコンで作成して印刷したものでも大丈夫なのか気になる人もいます。
はたして職務経歴書はコピーしたものや、パソコンで作成して印刷したものでも大丈夫でしょうか？
その他、職務経歴書の作成にあたって気をつけたいことも知りたいものです。
本ブログは、職務経歴書はコピーやPC作成の印刷物でも大丈夫か、などについて解説します。
転職活動では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書や職務経歴書を作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。
本サイト「キャリア育みファーム」を読んでいただければ、転職活動の選考・面接対策に自信が持てるようになります。さらに、絶対の自信を持って臨みたい方には、「転職面接必勝法」を用意しております。
職務経歴書は原本をコピーして提出しても大丈夫か
複数の企業に応募するさい、誰でも考えがちなことは、作成した職務経歴書をコピーして提出することです。このように職務経歴書の原本をコピーしても大丈夫でしょうか。
結論として、職務経歴書や履歴書は提出にあたってコピーではなく原本が基本です。
職務経歴書をコピーして提出する場合の問題点
職務経歴書をコピーして提出すると２つの問題点があります。
- 複数企業へ応募したことがわかってしまう
原本ではなくコピーということは、応募先に他社にも応募していることを伝えていることに他なりません。
もちろん転職希望者は複数企業に応募することは採用担当者も理解していますが、自社への応募にコピーを使うことは良い印象を与えません。
- 本来、職務経歴書は応募先によって調整する必要がある
職務経歴書をコピーすることは、複数企業の応募に同じ内容の職務経歴書を使用するということです。
職務経歴書のなかでも、職務要約や職務内容、実績、自己ＰＲ、志望動機などは応募先・応募職種に合わせて調整する必要があり、全く同じ内容のものを利用することは問題があります。
あるいは、他社用の内容をそのまま使うことで、使い回しがバレてしまう恐れもあります。
これらから、職務経歴書は原本をコピーして提出することは避けた方が良いでしょう。
さて、職務経歴書のコピーといっても、手書きした場合と、パソコン作成した場合があります。
- 手書きした職務経歴書をコピーする
手書きした職務経歴書をコピーして提出すると、自社への志望度がとても低いと思われて、大きな減点となるかも知れません。
ですから、手書きした職務経歴書をコピーして提出することは絶対に避けてください。
- パソコンで作成した職務経歴書をコピーする
上記のように職務経歴書や履歴書は提出にあたってコピーではなく原本が基本です。パソコンで作成した職務経歴書は、印刷したものが原本となります。
その原本をコピーしても違いがわからなくて大丈夫ではと考える人もいるかと思いますが、コピーした用紙は影や付いていた汚れがそのまま映ってしまい、採用担当者にコピーであることがわかってしまうことがあります。
そのさいは、自社への志望度が低いと思われてマイナス評価となるかも知れません。
ですからパソコンで作成した職務経歴書をコピーすることも避けましょう。
職務経歴書はパソコンで作成して印刷したものでも大丈夫か
職務経歴書の作成に定められたルールはなく、応募先企業から特に指定がない限り、手書き、パソコン作成で印刷したもののいずれでも原本ですから大丈夫です。（コピーは不可です）
- 手書き、パソコン作成のどちらにするか悩むならば、パソコン作成をお勧めします。
その理由として、手書きの職務経歴書は、パソコンのスキルが十分でないと思われる可能性があります。
ＩＴ企業や外資系企業、ベンチャー企業ではパソコンが使えないと見なされて、マイナス評価となる恐れもあります。
また、一般事務、営業事務職などの職種は、パソコンで仕事を行いますから手書きではパソコンが使えないと思われると不利です。
- パソコンで作成した職務経歴書を印刷するときは、自宅のプリンターまたはコンビニで印刷することができます。
コンビニのプリンターは家庭用のプリンターより高性能ですから、きれいに印刷したいならばコンビニのプリントサービスを利用する手もあります。もちろん職務経歴書の内容が鮮明ではっきりと読むことができれば、家庭で印刷しても大丈夫です。
コンビニで印刷する方法として①事前にWEBサイトにスマホやパソコンからデータを登録して、それをもとにマルチコピー機で印刷する、②データが入っているUSBメモリーをマルチコピー機に挿入して印刷するやり方があります。
簡単なやり方は、②のUSBメモリーを使用するものです。マルチコピー機のタッチパネルで「普通紙プリント」を選択し、その後でUSBメモリーを挿入し、ファイルを選択してお金を入れることで、印刷することができます。
職務経歴書の作成にあたって気をつけたいこと
ここでは、職務経歴書の作成にあたって、コピーの是非やパソコン作成に関すること以外にも気をつけたいことを説明します。
- 職務経歴書は、企業が求める採用基準に合致し、企業に貢献してくれそうか感じられる内容とする
職務経歴書は、これまでの仕事の内容や実績、培った知識・能力・スキルを具体的に採用担当者や面接官に伝えるための書類です。
職務経歴書が書類選考を通過するためには、第一印象が良く、記述する内容がわかりやすく伝わる書類に仕上げることです。
採用担当者が確認することは、求める採用基準と照らし合わせ、入社後に企業に貢献してくれそうか、ということです。
- 職務経歴書のサイズはＡ４とする
Ａ４サイズは、企業で最も使用されていて、転職活動で利用するクリアファイルに折らずに納まる大きさで、バッグにもきれいに入り持ち運びにも便利です。
企業が書類をファイリングするさいは、Ａ４サイズの用紙を前提としています。採用担当者が応募書類をファイリングするにも適したサイズです。
- 職務経歴書の用紙は白色のコピー紙とする
紙の色は白色とし、コピー紙を使用します。少し厚めの上質紙がベストです。白色以外の色の用紙はＮＧです。
- 職務経歴書の枚数は３枚以内とする
職務経歴書の枚数は、本人の職歴や自己ＰＲ、志望動機のボリュームにも左右されますから、○枚以内に収めなくてはならないというルールはありません。
ですが、通常はＡ４で１～２枚、職歴が多い人は３枚くらいまでが適切と考えてください。（どうしても３枚では書ききれないときはそれ以上となってもダメではありません）
- 両面印刷はＮＧ
職務経歴書の枚数が多くなりそうなときに、枚数を減らすため両面印刷を考える人もいますが、これはＮＧです。
採用担当者が面接官用にコピーするさいに手間がかかってしまいます。採用担当者や面接官も読みにくいものです。
- 職務経歴書はクリップでとめる
職務経歴書が複数枚のときは用紙の左上をクリップでとめてください。ホチキスを使う人もいますが、ホチキスは採用担当者がコピーするさいにいちいち針を外す手間がかかって面倒です。
クリップなら直ちに用紙をバラバラにすることができます。このときバラバラにすると用紙の順番がわからなくなることがありますから、ページ番号を用紙の一番下、中央に１/２のように書いておきましょう。
- 職務経歴書を入れる封筒は、「角形2号（角２）」とする
封筒のサイズは、Ａ４サイズの職務経歴書を折りたたまずに入れられるものを選びます。
職務経歴書や履歴書、その他提出書類で複数枚、クリアファイルに挟んで入れますから、Ａ４サイズの用紙を、余裕をもって入れられる角形2号（240mm×332mm）を使用してください。
なお、封筒の色は白色が適しています。
まとめ
職務経歴書はコピーやPC作成の印刷物でも大丈夫か、などについて考えてみます。
職務経歴書や履歴書は提出にあたってコピーではなく原本が基本です。
職務経歴書をコピーすると２つの問題点があります。
- 複数企業へ応募したことがわかってしまう
- 職務経歴書は応募先によって調整する必要がある
これらから、職務経歴書は原本をコピーして提出することは避けた方が良いでしょう。
職務経歴書のコピーといっても、手書きした場合と、パソコン作成した場合があります。
- 手書きした職務経歴書をコピーして提出すると、自社への志望度がとても低いと思われて、大きな減点となるかも知れませんから、絶対に避ける
- パソコンで作成した職務経歴書は、印刷したものが原本となる。原本をコピーすると、自社への志望度が低いと思われてマイナス評価の対象となるので、コピーすることは避ける
職務経歴書の作成に定められたルールはなく、応募先企業から特に指定がない限り、手書き、パソコン作成で印刷したもののいずれでも原本ですから大丈夫です。
- 手書き、パソコン作成のどちらにするか悩むならば、パソコン作成とする
- パソコンで作成した職務経歴書を印刷するときは、自宅のプリンターまたはコンビニで印刷することができる
職務経歴書の作成にあたって、コピーの是非やパソコン作成に関すること以外にも気をつけたいことは次の７つです。
- 職務経歴書は、企業が求める採用基準に合致し、企業に貢献してくれそうか感じられる内容とする
- 職務経歴書のサイズはＡ４とする
- 職務経歴書の用紙は白色のコピー紙とする
- 職務経歴書の枚数は３枚以内とする
- 両面印刷はＮＧ
- 職務経歴書はクリップでとめる
- 職務経歴書を入れる封筒は、「角形2号（角２）」とする
以上、職務経歴書はコピーやPC作成の印刷物でも大丈夫なのかなどについて解説しました。
最後に、キャリア育みファームでは、面接の必勝マニュアル「転職面接必勝法」を販売しています。
もちろん履歴書や職務経歴書の自己ＰＲや志望動機などの作成にも役立つマニュアルとなっています。
会社側が採用の決め手として最も重視しているのは面接である‼
ということをご存知でしょうか。
面接対策には十分時間をかけることが大切です。具体的にどのように面接対策を進めていくのか、ほとんどの方は知りません。そんな方を支援したい一心で、必勝マニュアルを作成しております。
具体的な面接ノウハウが満載のマニュアルです。「なるほど、このようにすればいいのか」と理解して準備すれば、自信を持って面接に臨むことができ、ライバルからグンと抜け出すこと請け合いです。ぜひ、以下のページで詳細をご覧ください。
その他、以下のリンクも読み進めるとお役に立ちます。