【就活・転職】選考辞退のメールに返信がこない！対応は？
就活や転職活動で選考辞退のメールを採用担当者に送ったけれど、返信がこないのでどうしようと悩む人は多いようです。
選考辞退のメールに返信がこない理由は何でしょうか？
返信がこないときは、どのような対応をすれば良いでしょうか？
選考辞退をするさいに気をつけたいことがあります。
本ブログは、選考辞退のメールに返信がこないときの対応などについて解説します。
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選考辞退のメールに返信がこない理由
面接などを選考辞退する場合には、メールなどで採用担当者に連絡することになります。このとき、返信がこないと、はたして選考辞退が伝わっているのか不安になるものです。
選考辞退のメールに返信がこないのは、以下のような理由が考えられます。
- 選考辞退のメールであり、返信をあえてしない
一番の理由は、選考辞退のメールであり、読んだけれども返信をあえてしないケースです。
採用担当者も書類選考や筆記試験、複数回の面接といった採用活動に追われていて、１年のなかでも大変忙しい時期です。
ですから、面接日程の連絡のメールなどと比べて、選考辞退のメールは返信する重要性が低いと考える採用担当者もいます。
このような場合には、返信がこないことがあります。
- 選考辞退のメールに返信することを忘れている
上記のように採用担当者は多忙であり、選考辞退のメールを読んだけれど、返信することを忘れているケースがあります。
このような場合には、返信がこないです。
- 選考辞退のメールを見落としている
採用担当者の受信メールには毎日大量のメールが送られてきます。担当者はメールの件名をざっと読んで、読む必要があると考えたメールを開きます。
このとき、注目しにくい件名であるとそのままスルーしてしまって、選考辞退のメールの返信がこないケースがあります。
- 選考辞退のメールが届いていない
選考辞退のメール自体が届いていないこともあります。
たとえば、宛先に誤りがあって別の誰かあてにメールが送信される場合や、あるいは、Gmailやyahooなどのフリーアドレスでは、自動的に弾かれる可能性もあります。
可能性は低いですが、このような場合は、返信がこないです。
送信後は、エラーでメールが戻ってきていないか念の為に確認しておきましょう。
選考辞退のメールに返信がこないときの対応
それでは、選考辞退のメールに返信がこないときにはどのような対応をすれば良いでしょうか。
選考辞退のメールに返信がこないときの対応は３つあります。
- 選考辞退のメールを再送する
特に、選考辞退のメールを見落としているときや、メールが届いていないときを想定して、メールを再送するやり方です。
このときの件名では、元々の選考辞退のメール件名に【再送】を加えます。内容は、「○月○日に選考辞退のメールを送っていますが届いているでしょうか」と確認のかたちのメールとします。
選考辞退のメールは読んでいても、返信をあえてしない、返信を忘れていることもありますから、「選考辞退のメールに返信がこない」といったようなクレームめいた内容は避けた方が良いでしょう。
以下に例文を記載します。
件名：【再送】選考辞退のお詫び （○○大学） 山田太郎
○○株式会社
人事部 採用担当
佐藤二郎様いつもお世話になっております。
（○○大学工学部）山田太郎と申します。
○月○日に、貴社の選考辞退のメールを送付させていただきましたが、お手元に届いているでしょうか。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご確認いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
----------------------------
（○○大学工学部機械工学科）
山田太郎
〒160-0000
東京都新宿区○○○○
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
---------------------------- - 選考辞退のメールが届いているか電話で確認する
選考辞退のメールが届いているかの確認は電話でもかまいません。この場合も「○月○日に選考辞退のメールを送っていますが届いているでしょうか」と確認のかたちで電話すると良いでしょう。
電話での確認では、相手に原因のある場合でもクレームを言わずに、「選考を辞退することは申し訳ありません」といった気持ちで伝えてください。
以下の例を参考にしてください。
本人：お世話になっております。（○○大学工学部）山田太郎と申します。採用担当の佐藤様はいらっしゃいますか。
人事部メンバー：佐藤ですね。少々お待ちください。
採用担当者：お電話ありがとうございます。佐藤です。
本人：お忙しいところ申し訳ありません。（○○大学工学部）山田太郎と申します。○月○日に選考辞退の連絡をさせて頂いたのですが、メールはご確認いただけたでしょうか。
採用担当者：確認しましたが、返信が遅れて申し訳ありませんでした。
本人：この度は申し訳ありませんが、選考を辞退いたしますので、よろしくお願いいたします。
採用担当者：そうですか。大変残念ですが、承知しました。山田さんの今後のご活躍をお祈りしています。
本人：大変申し訳ありませんでした。またお会いする機会がございましたら、そのさいはどうぞ宜しくお願いいたします。失礼いたします。
- 特に対応しない
既に選考辞退のメールを送信しているので、返信がこない場合であっても特別な対応をしないやり方もあります。
この場合は、採用担当者あてのメールアドレスが間違っていないか、メールが正確に送信出来ているか確認してください。
確認の後、問題なければメールが届いているものとして、対応しなくても良いと判断します。
選考辞退をするさいに気をつけたいこと
ここまで選考辞退のメールに返信がこないときの対応について説明しましたが、それ以前の選考辞退のメールを送る場合に気をつけたいことがあります。
- 選考辞退が正しい判断なのかもう一度考える
選考辞退のメールを送る前に、選考辞退が正しい判断なのかもう一度考えてみましょう。
その企業に応募して選考まで進んだせっかくのチャンスを捨ててしまうと、よほどのことがない限り、二度と選考を受けることはできません。
第一志望の他の企業に内定するなど、あえてその企業の選考を受ける必要性に乏しいならば問題ありませんが、そうでないならばまずは選考を受けてみることもありです。
ひょっとすると自分の目指すキャリアを実現できる企業かも知れません。
- 選考辞退を決断したらできるだけ早く連絡する
選考辞退を決断したときには、できるだけ早く辞退を伝えましょう。辞退の連絡を直前までずるずると引き延ばすことや、辞退の連絡をしないことは避けてください。
貴重な時間を割いて選考を行おうとした採用担当者への感謝を忘れずに、どのような理由であっても必ず辞退を伝えてください。
- 選考辞退のメールに返信がこないからといってクレームをつけない
選考辞退のメールに返信がこないことは、決して珍しいことではありません。採用担当者も選考作業を進めることが忙しく、返信しないことはよくあることです。
だからといってメールでクレームめいたことを伝えることはしないでください。メールを送ったことで、その会社の選考に一区切りつけたと考えて、次のステップに進みましょう。
まとめ
選考辞退のメールに返信がこないときの対応などについて考えてみます。
選考辞退のメールに返信がこない理由は次の４つです。
- 選考辞退のメールであり、返信をあえてしない
- 返信することを忘れている
- メールを見落としている
- メールが届いていない
選考辞退のメールに返信がこないときの対応は３つあります。
- 選考辞退のメールを再送する
- メールが届いているか電話で確認する
- 特に対応しない
選考辞退のメールを送る場合に気をつけたいことが３つあります。
- 選考辞退が正しい判断なのかもう一度考える
- 選考辞退を決断したらできるだけ早く連絡する
- メールに返信がこないからといってクレームをつけない
以上、選考辞退のメールに返信がこないときの対応などについて解説しました。
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