【就活・転職】面接でメモ帳を持ち込み、メモしてもいい？
面接においてメモ帳を持ち込み、面接官が話した内容のメモを取ることは問題ないか悩む人は多いようです。
はたして面接でメモ帳を持ち込み、メモをしても良いでしょうか？
面接でメモが許された場合、メモを取るときに気をつけたいことを知りたいものです。
本ブログは面接でメモ帳を持ち込み、メモをしても良いか、メモを取るさいに気をつけたいことなどについて解説します。
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面接でメモ帳を持ち込み、メモを取っても良いか
面接でメモ帳を持ち込み、面接官が話した内容のメモしても良いか探ってみます。
結論として面接においては、メモ帳を持ち込みすることや、メモすることは原則としてしないでください。
面接の実施要領でメモ帳の持ち込みの禁止を明記している会社は少ないですが、これはそもそも面接にその持ち込みを想定していないからです。
面接で持ち込みの禁止を明記している会社は、当然ながら持ち込みできませんが、明記していなくても持ち込みはかまわないと考えているわけではありません。
企業がメモ帳の持ち込みを好まない理由は次の通りです。
- 質疑応答がスムーズに進まない
応募者が面接官の質問などをいちいちメモしていては、質疑応答がスムーズに進まないからです。
メモすると会話が中断して、一つの質問に対する受け答えに時間がかかり、予定時間内に質問が終了できない可能性があります。
すると次の面接者にも迷惑がかかってしまいます。
- 応募者の人物像がわかりにくい
メモを取るとどうしても俯き加減となり、面接官の目を見る機会が少なくなります。本来の面接は質問に対する応答をすることで、本人の人柄や能力・スキル、経験などをわかってもらう場です。
面接官と応募者のアイコンタクトが十分に取れないと、本人がどのような人物かわかりづらくなります。コミュニケーション能力にも疑問符がつくことがあります。
- 質問をメモされるのが不愉快
面接官によっては、質問内容をメモされると、それが第三者に伝わるのではないかと懸念しますし、不愉快になる可能性があります。
一方で、応募者本人にとってもデメリットが生じます。
- 面接の質疑応答に集中できない
メモを取ることに集中すると、受け答えがおろそかになることがあります。面接での質疑応答には深掘り質問などの一連の流れがあるなかで、的確に受け答えすることが求められます。
このためには、質問に神経を集中させて面接官の意図を読む必要がありますが、神経がメモに集中しているために、満足のゆく回答ができない可能性があります。
以上から、メモ帳を持ち込み、面接官が話した内容のメモは取らないほうが面接はうまくいきます。
面接官からの印象も良くないでしょう。
面接でメモ帳を持ち込み、メモを取って良いか微妙なケース
上記のように質疑応答の場面ではメモをしないほうが良いですが、応募者としてはメモ帳を持ち込み、メモしておきたい場合があります。
それはどのような場合でしょうか。
- 逆質問の回答をもらったとき
事前に準備した逆質問について丁寧な回答をもらったとき、それをメモしたい気持ちになります。
また、メモをすることで、入社への熱意をアピールできると考える人がいるかも知れません。
ですが、逆質問の回答をもらったときも、メモはしないでください。面接官は逆質問の内容から会社の理解度や志望度を探ろうとしており、メモよりも逆質問の回答をもらってから、更に質問を深めていくほうに集中した方が良いでしょう。
一方、あらかじめメモに質問内容を書き記し、メモを見ながら逆質問をするのは「質問したいことを覚えられないのか」と思われますから避けてください。
- 本人の給与や勤務形態などの労働条件を提示されたとき
面接では最後に、今後のスケジュールの説明を受けることがあります。また、中途採用の応募では最終面接になると、会社からおおよその給与や勤務形態など労働条件を提示されることがあります。
スケジュールや労働条件といった重要事項をメモすることは、忘れないために大切であることは理解できます。ですが、メモすることに対して面接官がどのような判断をするかわかりません。
「メモはかまわない」と考えるならば問題ないですが、「スケジュールを覚えられない人」「待遇面を気にする人」「労働条件を後でひっくり返されると疑っている」と見なされると印象が良くありません。
どちらの判断をするかわからないので、マイナス評価されないためにはメモをしないで覚えておくことをお薦めします。
また、通常面接では詳細なスケジュールや労働条件は伝えられることはありません。労働条件については、内定後に人事担当者から正式に伝えられますから、メモをしなくても問題ありません。
面接でメモが許された場合メモを取るときに気をつけたいこと
面接でメモ帳を持ち込み、メモすることは、原則として避けた方が良いですが、「面接の前にメモを取ることが応募者に対して許可されている」「面接官からメモするように指示されている」場合には、メモをしてもかまいません。
また、内定をもらう前に、他の応募先会社と労働条件をどうしても比較したく、メモが許されるならしっかりとメモしたい人もいるかも知れません。
このようなケースでメモを取るときに気をつけたいことがあります。
- メモ帳と筆記具を面接会場に持ち込み、いつでもメモができるようにする
面接において、必要なときにメモができるようにメモ帳と筆記具をカバンに入れたり、スーツの裏ポケットに忍ばせておいたりしてください。
カバンに入れる場合は、直ぐに取り出せる位置に入れてください。
スーツの場合は、メモ帳のサイズは裏ポケットに入る程度の大きさとしてください。メモ帳が厚いと、スーツの形が崩れる可能性がありますから注意してください。
メモ帳や筆記具は落ち着いた色のシンプルなデザインのものとし、できればカレンダー付きが便利です。使い古したものではなく、就活・転職活動用に新しいものを購入すると見栄えが良いでしょう。
キャラクターが付いているものとか、派手な色の手帳は目立ちますから避けてください。
- メモを取るさいは許可を得る
スケジュールや労働条件をどうしてもメモしたいときは、「恐れ入りますが重要なことなのでメモを取らせていただいてもよろしいでしょうか」と許可を得てください。
そのさいは、謝罪の意を含んだ表現を最初に伝えると良いでしょう。具体的には「申し訳ありませんが」「恐れ入りますが」のような表現です。
あらかじめメモの許可を得ている場合を除き、いきなりカバンからメモ帳を出して書き始めると面接官が不信感を抱きます。
事前に許可を得ておけば、礼儀正しい印象を与えることができます。
- メモを取るタイミングを押さえる
メモをするさいは面接官を待たせることがないように、コミュニケーションを意識しながら、スムーズに面接が進められるように配慮してください。
面接官が質問しているときに、下を向いてメモしていると「話を聞いていない」「面接に時間がかかる」と思われて印象が良くありません。
面接官とのやり取りを考えて、面接官の目を見ながら話し、話を聞いて理解することに注力してください。
- メモは最小限とする
面接中は面接担当者との会話が最も大切なので、メモは最小限に抑えてください。メモを取るのは、よほどの事でない限りスケジュールや労働条件など重要事項に限って、しかも時間をとらないで簡潔に記してください。
面接は質疑応答をすることで、自分を見てもらう場です。面接官との受け答えを第一に考えてそれに集中してください。
まとめ
面接でメモ帳を持ち込み、メモをしても良いか、メモを取るさいに気をつけたいことなどについて考えてみます。
原則として、メモを持ち込み、面接官が話した内容のメモを取ることはしないでください。
企業がメモ帳の持ち込みを好まない理由は次の通りです。
- 質疑応答がスムーズに進まない
- 応募者の人物像がわかりにくい
- 質問をメモされるのが不愉快
応募者本人にとっても面接の質疑応答に集中できないというデメリットがあります。
質疑応答の場面ではメモをしないほうが良いですが、本人としてはメモ帳を持ち込み、メモしておきたい場合があります。
- 逆質問の回答をもらったときも、メモはしないでください。
- 本人の給与や勤務形態などの労働条件を提示されたとき、「問題ない」と「問題あり」の両方の見方があります。
面接官がどちらの判断をするかわからないので、マイナス評価されないためにはメモをしないで覚えておく方をお勧めします。
面接でメモが許された場合、メモするときに気をつけたいことが４つあります。
- メモ帳と筆記具を面接会場に持ち込み、いつでもメモができるようにする
- メモをするさいは、許可を得る
- メモをするタイミングを押さえる
- メモは最小限とする
以上、面接でメモ帳を持ち込み、メモをしても良いか、メモを取るさいに気をつけたいことなどについて解説しました。
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