【就活】インターンを辞退するときのメールの正しいマナー
インターン辞退の連絡、メールでも大丈夫？
就活を進める中で、インターンに参加予定だったものの、やむを得ない事情によりインターンを辞退しなければならない場面は誰にでも起こり得ます。
その際、「インターンの辞退はメールで連絡してもいいの？」「就活に悪影響は出ない？」と不安になる就活生は少なくありません。
本記事では、
- インターンを辞退すると就活に影響があるのか
- インターン辞退の連絡をメールで行う際の正しいマナー
- 失礼にならないインターン辞退メールの書き方
- よくある質問（Q&A）
を、人事の視点からわかりやすく解説します。
正しい対応を知っておけば、インターンの辞退は必要以上に恐れるものではありません。
＊2025年卒から従来インターンシップと呼ばれたものは、「オープン・カンパニー 」「 キャリア教育」「汎用的能力・専門活用型インターンシップ 」「高度専門型インターンシップ（大学院生向け）」の４つのタイプに分けられました。
「オープン・カンパニー 」「キャリア教育」はインターンシップと称されなくなりましたが、企業や業界、仕事について知る機会として活用することができますので、本ブログでは、便宜上このタイプを含めてインターンシップとして解説しています。
就活は、インターンシップから始まり、面接を経て、自分の活躍できる企業へ内定することがゴールです。
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インターンを辞退すると就活に影響はあるのか？
結論から言うと、インターンの辞退が就活に影響するかどうかは「理由」と「対応の仕方」次第です。
- 影響が出にくい辞退理由とは
採用担当者が比較的納得しやすいのは、以下のような本人の意思では避けにくい理由です。
- 学業上の理由（研究発表・試験・ゼミと重なったなど）
- 家庭の事情（家族の体調不良など）
- やむを得ない体調不良
これらの場合、誠意ある連絡と丁寧なメール対応ができていれば、就活で不利になる可能性は低いでしょう。
- 評価を下げやすい辞退理由とは
一方で、以下のような理由はマイナス評価につながりやすくなります。
- 他社のインターンを優先した
- 志望度が下がった
- なんとなく行く気がなくなった
これらは採用担当者に「志望意欲が低い」「本選考でも辞退する可能性がある」
と判断されやすいため、その企業への応募を考えている場合は注意が必要です。
インターン辞退の連絡はメールだけで問題ない？
- 結論：電話＋メールが最も丁寧
インターン辞退の連絡方法として、最も誠意が伝わるのは「電話＋メール」です。
- 電話：辞退の事実とお詫びを直接伝える
- メール：記録として正式に辞退を伝える
この2段階対応が、社会人マナーとして最も評価されます。
- メールのみがNGになりやすいケース
特に注意すべきなのは、インターン前日・当日の辞退をメールだけで済ませることです。
担当者がメールを確認できなければ、無断キャンセルと誤解される恐れがあります。やむを得ずメールのみになる場合でも、
- できるだけ早く送る
- 件名で「インターン辞退」と明確にする
といった配慮が不可欠です。
また、インターン前日・当日の辞退では、メールの後で改めて電話で辞退を伝えるといった丁寧な対応が求められます。
インターンを辞退するときのメール作成で気をつけたいポイント
- メールは簡潔に書く
インターン辞退メールは、要点を押さえた簡潔な文章が基本です。
長文になりすぎると、かえって印象が悪くなることもあります。 - 辞退理由は立場を考えて選ぶ
その企業に今後応募する可能性がある場合、
以下のような理由は、担当者からも比較的納得されやすいものです。- 研究発表・試験などの学業上の事情
- 家庭の事情
- やむを得ない体調不良（特に直前・当日の場合）
これらは本人の意思ではコントロールしにくい理由であり、
誠意をもって辞退を伝えれば、大きなマイナス評価にはなりにくいです。一方で、応募予定がない場合は、
「諸般の事情」「一身上の都合」といった表現でも問題ありません。 - 必ずお詫びの言葉を入れる
インターンは企業側が時間と人手をかけて準備しています。
その機会を辞退する以上、感謝とお詫びは必須です。 - 誤字・脱字は厳禁
インターン辞退メールは、社会人としての文章力・注意力も見られています。
送信前に必ず見直しましょう。
インターンの辞退メールで「印象差」が生まれる理由
インターンを辞退する際のメール対応は、単なる連絡手段ではなく、就活生としての社会人基礎力が表れる場面でもあります。
採用担当者は、インターン辞退の事実そのものよりも、
「どのような姿勢で連絡をしてきたか」を見ています。
たとえば、辞退理由がやむを得ないものであっても、
- 連絡が遅かった
- 文章が雑だった
場合は「配慮に欠ける学生」「仕事を任せるのが不安」といった印象を持たれてしまう可能性があります。
一方で、早めに連絡し、簡潔で丁寧なメールを送る就活生に対しては、
「誠実」「社会人としての基本ができている」という評価につながりやすくなります。
また、インターン辞退のメールは、企業との関係を完全に断つ行為ではありません。
将来的に本選考で再び接点を持つ可能性もあるため、
「辞退＝終わり」と考えず、最後まで礼儀を尽くすことが重要です。
特に近年は、インターン参加者のデータや対応履歴を管理している企業も増えています。
そのため、インターンを辞退する場合でも、メールの書き方やマナー次第で、
その後の就活に与える影響は大きく変わります。
インターン辞退のメールは、就活におけるリスクを最小限に抑え、
信頼を残すための重要なコミュニケーションであることを意識しましょう。
インターンを辞退するときのメールの正しい書き方【構成解説】
- 件名
一目で内容と差出人がわかる件名にします。
例：
インターンシップ辞退のご連絡【〇〇大学・氏名】
- 宛先
会社名・部署名・氏名は正式名称で記載します。
- 名乗り
大学名・学部・氏名を明記します。
- お礼＋辞退の連絡
案内へのお礼 → 辞退の事実 → 理由、の順で書きます。
- お詫びと結び
迷惑をかけたことへのお詫びと、結びの挨拶で締めます。
インターンを辞退するときのメール例文
※本文では適度に改行を入れてください
件名：インターンシップ辞退のご連絡【〇〇大学・田中太郎】
〇〇株式会社
人事部 人事課
佐藤二郎様
お世話になっております。
〇〇大学経済学部国際経済学科の田中太郎と申します。
このたびは、インターンシップ参加のご案内をいただき、誠にありがとうございました。
辞退理由① 大変申し訳ないのですが、研究発表会と重なってしまい、参加が難しくなったため、辞退させていただきたくご連絡申し上げます。
辞退理由② 大変申し訳ないのですが、諸般の事情により参加が難しくなったため、辞退させていただきたくご連絡申し上げます。
貴重な機会をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、心よりお詫び申し上げます。
本来であれば直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦ください。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
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○○大学経済学部国際経済学科
田中太郎
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
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よくある質問（Q&A）
Q1. インターン辞退のメールはいつ送るべき？
A1. 辞退が決まった時点で、できるだけ早く送るのがマナーです。
Q2. 理由は詳しく書かないと失礼？
A2. 詳細すぎる説明は不要です。相手が納得できる範囲で十分です。
Q3. 一度辞退した企業に就活で応募できる？
A3. 応募自体は可能ですが、辞退理由や対応次第で印象は左右されます。
Q4. インターン辞退のメールに返信が来ない場合はどうすればいい？
A4. インターンを辞退するメールを送ったものの、企業から返信が来ない場合、「ちゃんと届いているのか」「無断キャンセルと思われていないか」と不安になる就活生は多いでしょう。
まず前提として、インターン辞退のメールに必ず返信が来るとは限りません。
企業側は辞退の連絡を確認した時点で手続きが完了しており、あえて返信をしないケースも少なくありません。そのため、返信がないからといって、マナー違反や評価低下につながるとは限らないので安心してください。
ただし、以下のような場合は注意が必要です。
- インターン実施日が近い
- 前日・当日に辞退のメールを送った
- 重要な連絡先（電話・受付担当）が別に指定されている
このような場合、メールのみでは情報が伝わっていない可能性も考えられます。
不安が残る場合は、営業時間内に電話で「辞退のメールをお送りしている旨」を簡潔に確認すると、より丁寧な対応になります。
一方で、辞退メール送信後に何度も確認のメールを送る必要はありません。
過度な連絡は、かえって相手の負担になることもあるため、基本は「一度丁寧に連絡したら、それ以上は控える」という姿勢が望ましいでしょう。
Q5. インターン辞退のメールはどのくらい丁寧に書くべきですか？
A5. インターンを辞退するメールは、過剰にへりくだる必要はありませんが、就活生として最低限以上の丁寧さは必須です。
なぜなら、インターン辞退のメールは「ビジネスメールの基本が身についているか」を見られやすい場面だからです。
たとえば、「すみません、行けなくなりました」といった簡単すぎる表現や、要件だけを伝える事務的すぎる文章は、社会人マナーの面で不安を与えてしまいます。
一方で、必要以上に長文で感情的なお詫びを書いたり、詳細すぎる個人的事情を説明したりするのも適切ではありません。
理想的なのは、
- インターン案内へのお礼
- 辞退の事実
- 簡潔な理由
- お詫びの言葉
を、落ち着いた敬語でまとめたメールです。
この程度の丁寧さであれば、採用担当者に悪い印象を与えることはなく、インターン辞退後の就活への影響も最小限に抑えられます。
まとめ｜インターン辞退メールは「早さ・誠意・簡潔さ」が鍵
インターンを辞退するときのメールは、
- 早めに連絡する
- 電話＋メールが理想
- 簡潔かつ丁寧に書く
この3点を守れば、就活で大きなマイナスになることはありません。
正しいマナーを理解し、社会人として評価される対応を心がけましょう。
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