【就活】成績証明書の封筒の書き方と提出方法、提出理由も！
就活で成績証明書を入れる封筒の書き方や提出方法がわからなくて悩む学生が多いようです。
就活で成績証明書を入れる封筒は、郵送と手渡しする場合でどのように記入したら良いでしょうか？
成績証明書を入れた封筒を、郵送と手渡しする場合のマナーはどのようなものでしょうか？
そもそも就活で成績証明書が必要な理由は何でしょうか？
就活で提出する成績証明書を入れる封筒について気をつけたいことを知りたいものです。
本ブログは、就活で成績証明書を入れる封筒の書き方と提出方法、提出が必要な理由などを解説します。
就活では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書やエントリーシートを作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。
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就活で成績証明書を入れる封筒の書き方
就活では成績証明書の提出を求められることがあります。
成績証明書は、学校のキャリアセンターが発行します。通常は改ざん防止のため、巌封印（げんぷう・・証明書の入った封筒を密封する）が押印された封筒に入っています。開封すると無効になりますから、開封せずに提出してください。
このような成績証明書を入れる封筒は次のように記入します。封筒は白色の角形２号とし、黒のボールペンまたは宛名書き用のサインペンで記入してください。
封筒の記入は郵送と手渡しでは異なります。
- 成績証明書を郵送する封筒の書き方
封筒の表面、裏面の書き方について説明します。封筒は縦長を使用し、縦書きとします。（本ブログでは都合上横書きとなっています）
■封筒の表面の書き方
- 切手
切手は封筒の左上に貼ります。
表面には、右から、住所→会社名→所属部署名→（役職）採用担当者の名前の順で書きます。
- 住所
住所は、郵便番号枠の右端のラインに揃えて、上から一文字下げたところから書き始めます。
都道府県から記入し、番地は略さずに正式に記入します。「一丁目二番地三号」のように漢数字を使います。ですが、会社のホームページや名刺などに「1-2-3」と表記されている場合は、略しても問題ありません。
ビル名や階数も省略せずに記入してください。ビルの名前などが長くて一行で書けない場合は、ビル名で改行をしましょう。
東京都港区新橋一丁目二番三号
○○ビルディング八階 - 会社名
会社名は、「○○（株）」のように略さず「○○株式会社」のように正式名称としてください。「株式会社」は、会社名の前か後のどちらにつくかも注意してください。
○○重工業株式会社
- 所属部署名・役職
所属部署名は、会社名の下に一文字下げて書くか、行を変えます。
役職は、４文字までは名前の上に書きますが、５文字以上のときには、名前の右に小さめの文字で書くと良いでしょう。
人事部採用課
（新卒採用グループリーダー） - 人事担当者名
担当者名は封筒の中央に、他の文字より大きく書くようにします。
宛先が個人の場合は、氏名の後に「様」をつけ、部署宛てに送る場合は、「御中」をつけます。担当者名がわからない場合は、「ご担当者様」とします。
「殿」は社内文書や公用文などに用いられ、目上から目下に向けて使う言葉だとされていますから使わないでください。
「人事部御中 佐藤二郎様」のように「様」と「御中」を併用するのは誤りなので、気をつけましょう。
佐藤二郎様 または、ご担当者様
- 応募書類在中
封筒の左下に「応募書類在中」と赤字で記入します。これにより一目で応募書類が入っていることがわかります。
「応募書類在中」の文字は囲まなくてもかまいませんが、囲む時には定規を使ってきっちりと書きます。
応募書類在中
■封筒の裏面の書き方
- 投函日
左端の上部に投函日を漢数字・縦書きで書きます。
令和○年○月○日
- 住所
住所は、封筒の中央線の左側に記入します。
表面の住所より少し小さめの文字で、都道府県から丁目や番、号、マンション（アパート）名、部屋番号なども略さずに書いてください。
郵便番号の枠がない場合は、住所の上に記入します。
東京都世田谷区○○二丁目三番四号
リバーサイドコーポ３０２号室 - 名前
名前は、住所の左側に記入します。
名前は住所より大きく書きます。名前の横には学校名・学部名・学科名も書いておくと人事担当者に記憶してもらうためにも良いでしょう。
山田太郎
○○大学工学部電気工学科 - 「〆」マーク
封筒を閉じるときは、セロハンテープは使わず、のりでしっかりと封をして、閉じ部分の真ん中に、「〆」マークを書きましょう。
- 切手
- 成績証明書を手渡しする封筒の書き方
封筒は縦長を使用し、縦書きとします。（本ブログでは都合上横書きとなっています）
成績証明書を手渡しするさいは、封筒に宛先を記入する必要はありません。手渡しは郵送と異なり、受け取る企業側も渡す応募者も、履歴書の宛先がどこであるかは明らかなため、わざわざ記入する必要はないからです
その他の情報については、郵送の場合と同様に書く必要があります。
■封筒の表面の書き方
- 応募書類在中
封筒の左下に「応募書類在中」と赤字で書きます。これにより一目で応募書類が入っていることがわかります。
「応募書類在中」の文字は囲まなくてもかまいませんが、囲む時には定規を使ってきっちりと書きます。
応募書類在中
■封筒の裏面の書き方
- 投函日
左端の上部に投函日を漢数字・縦書きで書きます。
令和○年○月○日
- 住所
住所は、封筒の中央線の左側に記入します。
表面の住所より少し小さめの文字で、都道府県から丁目や番、号、マンション（アパート）名、部屋番号なども略さずに書いてください。
郵便番号の枠がない場合は、住所の上に記入します。
東京都世田谷区○○二丁目三番四号
リバーサイドコーポ３０２号室 - 名前
名前は、封筒の住所の左側に記入します。
名前は住所より大きく書きます。名前の横には学校名・学部名・学科名も書いておくと人事担当者に記憶してもらうためにも良いでしょう。
山田太郎
○○大学工学部電気工学科 - 糊付けは不要
提出後は、直ちに面接官が内容を確認しやすいように封筒の糊付けをする必要はありません。
- 応募書類在中
就活で成績証明書を入れた封筒を郵送と手渡しする場合のマナー
ここでは、就活で成績証明書を入れた封筒を、郵送と手渡しする場合のマナーを説明します。
- 成績証明書を入れた封筒を郵送する場合のマナー
成績証明書を企業に郵送するさいは、封筒に添え状（送付状）を同封してください。添え状なしで成績証明書だけを郵送するのはマナー違反です。
添え状と巌封された成績証明書の封筒をクリアファイルに挟み、角形２号の白い封筒で郵送してください。添え状を上にして、その下に成績証明書を重ねてクリアファイルに挟んでください。
郵送するさいは、ポスト投函より郵便局の窓口を利用すると、切手不足や郵送時間のロスが少ないなどの利点があります。
普通郵便が基本ですが、提出期限に間に合わないならば、速達でもかまいません。
- 成績証明書を入れた封筒を、手渡しする場合のマナー
成績証明書を面接の受付で手渡しするさいは、添え状は必要ありません。成績証明書の封筒をクリアファイルに挟み、角形２号の白い封筒を、相手から見て読みやすい向きにして手渡ししてください。
就活で成績証明書が必要な理由
就活の選考で成績は参考程度としている企業がほとんどであり、それだけで合否に影響はありません。
大学の成績は、大学毎の基準や担当の教官により評価されるため、全国の大学横通しの評価基準はないからです。
例外として、大学で勉強した内容が仕事に直結する「専門職」に応募すると成績が重視される可能性があります。
就活で成績証明書を封筒に入れて企業に提出する理由は次の通りです。
- 卒業できそうか確認する
就活では大学３年生の終わりから４年生の６月頃までに面接が行われます。もちろんその時点では卒業できる保証はありませんが、成績証明書で卒業できそうか確認するためです。
内定承諾書と一緒に成績証明書を提出する場合も、同じような理由です。
せっかく採用しても、留年して入社できなくなったら採用計画に支障をきたすからです。
- 履歴書やエントリーシートの内容に偽りがないか確認する
履歴書やエントリーシートで本人が記載した内容が正しいのか、裏付けはとれません。
大学・学部名を偽って履歴書などに記載してもそれが正しいのか判断できないのです。あるいはアピールした得意科目の成績もわかりません。
成績証明書と比較することで内容に相違がないか確かめることができます。
- 履修科目から本人の興味や関心がわかる
履修科目から本人の興味や関心がわかり、人物像を知ることができます。
また、勉強した科目から身についた知識を知ることができ、成績からどのような取り組み姿勢で勉強していたかについて推し測ることができます。
就活で提出する成績証明書を入れる封筒で気をつけたいこと
就活で提出する成績証明書を入れる封筒で気をつけたいことがあります。
- 封筒は白色の角形２号とする
就活で履歴書など応募書類を提出する封筒の色は白色とします。白色はフォーマルなイメージを持っています。
茶色の封筒は、クラフト封筒とも呼ばれますが、請求書や納品書などビジネス用に使われる封筒ですから、白色が適しています。
封筒の大きさは、成績証明書や添え状を挟むＡ４サイズのクリアファイルがうまく収まる角形２号を選ぶと良いでしょう。
- 宛先・宛名の書き間違いに注意する
就活では、短期間で多数の企業に応募するために封筒の宛先・宛名を数多く記入することになります。
そのため、企業の住所や企業名、担当部門、担当者名などを細心の注意を持って記載してください。
宛先・宛名を間違って記載したときは、修正液などで訂正せずに、書き直してください。修正液などで訂正した封筒は、採用担当者の印象が良くありません。
まとめ
就活で成績証明書を入れる封筒の書き方と提出方法、提出が必要な理由などを考えてみます。
就活では成績証明書の提出を求められることがあります。
成績証明書は、学校のキャリアセンターが発行します。通常は改ざん防止のため、巌封印が押印された封筒に入っています。
成績証明書を入れる封筒の記入は郵送と手渡しでは異なりますから、上記のような書き方を理解する必要があります。
就活で成績証明書を入れた封筒を、郵送と手渡しする場合のマナーは次の通りです。
- 成績証明書を企業に郵送するさいは、封筒に添え状（送付状）を同封してください。添え状と巌封された成績証明書の封筒をクリアファイルに挟みます。
郵送は、郵便局の窓口を利用すると良いです。普通郵便が基本ですが、提出期限に間に合わないならば、速達でもかまいません。
- 成績証明書を面接の受付で手渡しするさいは、添え状は不要です。成績証明書の封筒をクリアファイルに挟み、角形２号の白い封筒を相手から見て読みやすい向きにして手渡します。
就活で成績証明書を封筒に入れて企業に提出する理由は次の３つです。
- 卒業できそうか確認する
- 履歴書やエントリーシートの内容に偽りがないか確認する
- 履修科目から本人の興味や関心がわかる
就活で提出する成績証明書を入れる封筒で気をつけたいことが２つあります。
- 封筒は白色の角形２号とする
- 宛先・宛名の書き間違いに注意する
以上、就活で成績証明書を入れる封筒の書き方と提出方法、提出が必要な理由などを解説しました。
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