【就活・転職】書類選考を通過！ お礼のメールを返信する？
就活や転職活動において、書類選考を通過のメールを受け取ったとき、お礼のメールを返信する必要があるか悩む人は多いようです。
書類選考の結果のメールには、返信が不要と必要な場合があります。
書類選考の通過のメールには、次の選考日程が記載されているため、お礼とともに、日程に対する回答を返信してください。
書類選考の通過のお礼のメールを返信するときに気をつけたいことや、具体的な書き方も理解しておきましょう。
本ブログは、書類選考を通過したときの、お礼のメールを返信するマナーについて解説します。
就活や転職活動では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書やエントリーシート（就活）、職務経歴書（転職）を作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。
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書類選考のメールで返信が不要と必要な場合
書類選考のメールは、返信が不要と必要な場合があります。
その内容について、書類選考が「不合格」と「合格」のケースに分けて説明します。
- 書類選考が「不合格」のケース
書類選考が不合格のケースでは返信が不要です。
返信することは丁寧な対応ですが、企業は返信を期待しているわけではなく、それによって書類選考の結果が覆ることはありません。
他社の選考に注力するように気持ちを切り替えましょう。
- 書類選考が「合格」のケース
書類選考が「合格＝通過」したケースは、メールの内容によって返信を判断します。
- 「返信不要」のメールは返信しない
「返信不要」とメールに記してあるときは返信する必要はありません。
書類選考を通過した人に対して、何らかの連絡メールを送信専用で送るような場合です。
このときは、メールに「送信専用のメールアドレスでお送りしていますので、返信はご遠慮ください。」というような文章がついていることがあります。
採用担当者は、返信を確認しませんから、選考に影響を与えることはありません。
- 次の選考日程の案内に問題がない場合は、メールを送る
書類選考の通過メールでは、次の選考案内が記載されていることが通常です。
書類選考通過のお礼とともに、次の選考日程に問題がなければ出席を伝えるメールを送ります。
- 次の選考日程に都合がつかない場合は、日程調整を依頼する
次の選考日程に都合がつかないときは、できるだけ早く採用担当者に電話で日程の調整を依頼します。採用担当者につながらないときはメールしましょう。
メールするときは、書類選考通過のお礼とともに、日程調整のお願いを送ってください。
- 選考を辞退する場合は、辞退を伝える
書類選考が通過しても、他社が内定したなど様々な事情により辞退する場合があります。
その場合は、企業の採用業務に迷惑がかからないように、できるだけ早くお礼と共に選考辞退の連絡をしてください。
基本はメールで辞退を連絡しても失礼ではありませんが、次の選考日の前日や当日に辞退する場合は、電話で連絡しましょう。
選考を辞退すると再度応募することは難しいため、よくよく考えて決めましょう。
- 「返信不要」のメールは返信しない
書類選考を通過のお礼のメールを送るときに気をつけたいこと
書類選考を通過のお礼のメールを送るときに気をつけたいことを説明します。
- お礼のメールはできるだけ早く送る
書類選考を通過のメールを受け取ったら、メールはできるだけ早く送りましょう。当日中、応募先の就業時間内に返信することが望ましいですが、遅くとも２１時までとし、深夜（２２時以降）は避けてください。
事情により当日中の返信が難しい場合には、翌日始業時間以降の午前中に送信してもかまいません。
- 次回選考への意欲が伝わる内容とする
メールは、事務的な内容のものではなく、次回の選考に対する意欲が伝わるようなものとしてください。
- 簡潔な内容とする
メールは、簡潔な内容としましょう。
メールが長いと担当者が読む時間を取られる上に、何が言いたいかがぼやけてしまいがちです。おまけに印象も良くありません。
- 文字の誤りに気をつける
誤字・脱字、文字の誤変換がないように十分チェックして送りましょう。
誤字・脱字、文字の誤変換があるからといって次の選考が不合格となることはありませんが、印象が良くありませんから注意してください。
- 不適切な敬語使いをしていないか確認する
学生の間は、敬語を使い慣れていないために誤った敬語使いをすることがあります。
就活では正しい敬語を使えることが大切です。例えば、応募先企業は、文章では「貴社」、口頭では「御社」ですが、この違いを知っておかないとメールで「御社」と書いてしまって相手から違和感を持たれてしまいます。
正しい敬語使いを勉強しておきましょう。
- メールアドレスは就活（転職）用のものを使用する
メールアドレスは就活（転職）用のメールアドレスを使用しましょう。
フリーメールを使うときは、Gmailならスマートフォンとの連携がしやすくメールの保存容量が大きいために使いやすいです。
プライベートのメールアドレスは、プライベートと就活用の区別がつかなくなること、人によっては企業との連絡に適さないメールアドレスの場合があります。
書類選考を通過のお礼のメールの書き方
それでは、書類選考を通過したときのお礼のメールの具体的な書き方を説明します。
- 件名
件名は、企業からのメールの件名をそのまま使用して、「Re」として返信します。
件名を変えてしまうと採用担当者が一見して何のメールかわかりづらくなるためです。
ですが、その後のやりとりが続いて「Re」がいくつも続くと件名を見づらくなるため「Re」を１つだけにして残りは削除してもかまいません。
Re：書類選考通過のご連絡
- 宛先
社名は正式名称とし、株式会社を（株）と略さないでください。企業名、部署名、役職名、氏名の順で書きます。
○○株式会社
人事部 人事課
○○○○様 - 自分の名前を伝える
挨拶と共に、大学、学部、学科、氏名を書きます。（転職活動では氏名のみで可）
お世話になっております。
（○○大学○○学部○○学科） 山田✕✕と申します。 - 本文（書類選考を通過のお礼と、ケース毎の内容を伝える）
内容については、①次の選考日程に問題がない、②日程変更をお願いする、③選考を辞退する、それぞれのケースがあり、それに合わせた文章となります。
- 次の選考日程に問題がない場合
書類選考を通過したお礼を伝えましょう。また、今後の選考に向けての意気込みややる気をアピールすると良いです。
この度は、書類選考通過のご連絡と、次回選考に関するご案内をいただき、誠にありがとうございました。
ご指定頂いた、〇月〇日〇時からの面接に出席させていただきたく思います。身を引き締めて、面接に臨む所存でございます。
精一杯頑張りますので、当日は宜しくお願い致します。
- 日程調整をお願いする場合
書類選考を通過したお礼を伝えて、面接の日程変更を依頼します。この場合は、日程を変更したい理由も合わせて伝えてください。
この度は、書類選考通過のご連絡と、次回選考に関するご案内をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ありませんが、面接日の〇月〇日はゼミでの研究テーマの発表が予定されており（業務の都合により）、ご案内の時間にお伺いするのが難しくなっています。
まことに勝手なお願いではございますが、面接の日時を変更していただくことは可能でしょうか。
お忙しいところお手数をおかけして申し訳ございません。
なにとぞご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
- 日程調整をお願いする場合―面接希望日を伝える
転職活動では日程調整において、本人の面接希望日を伝えることがあります。
このときは、書類選考を通過したお礼を伝えて、複数の面接希望日を挙げます。
日程を変更したい理由も合わせて伝えてください。
この度は、書類選考通過のご連絡と、次回選考に関するご案内をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ありませんが、面接日の〇月〇日はゼミでの研究テーマの発表が予定されており（業務の都合により）、ご案内の時間にお伺いするのが難しくなっています。
誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、もし可能であれば、以下の日程の中で面接を再調整して頂けないでしょうか。
〇月〇日（月）〇時〜〇時
〇月〇日（水）〇時〜〇時
〇月〇日（金）〇時〜〇時お忙しいところお手数をおかけして申し訳ございません。
なにとぞご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
- 日程調整をお願いする場合―提示された候補日から選ぶ
転職活動では日程調整において、会社から複数の面接候補日を提示されることがあります。
このときは、書類選考を通過したお礼を伝えて、面接希望日を伝えます。（できれば第一希望と第二希望を選ぶと良いです）
この度は、書類選考通過のご連絡と、次回選考に関するご案内をいただき、誠にありがとうございました。
ご提示いただいた日程の中から下記の時間を希望いたします。
第一希望 〇月〇日（火） 〇時～
第二希望 〇月〇日（水） 〇時～ご多用の中恐れ入りますが、ご調整のほどよろしくお願い申し上げます。
- 選考を辞退する
選考を辞退する場合は、書類選考を通過したお礼をして辞退を伝えてください。
辞退の連絡は本当の理由を告げる必要はなく、「一身上の都合」「事情による」として問題ありません。
この度は、書類選考通過のご連絡と、次回選考に関するご案内をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、一身上の都合により選考を辞退したくご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような形でのご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を祈念しております。
- 次の選考日程に問題がない場合
- 署名
就活では大学・学部名（転職活動では不要）、氏名、住所、連絡先を正式名称で記載し、署名の前後を傍線や破線で区切るように装飾すると読みやすくなって親切です。
なお、住所は必須ではありません。
メーラーは、自動で署名がつくように設定できるものも多いので、活用するといいでしょう。
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（○○大学○○部○○学科）
山田✕✕
〒160-0000
東京都新宿区○○○○
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
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まとめ
企業から書類選考を通過のメールを受け取ったとき、お礼のメールをどのように返信するのが適切なのか考えてみます。
書類選考のメールは、返信が不要な場合と必要な場合があります。
書類選考が不合格のケースでは返信が不要です。
書類選考が「合格＝通過」したケースは、メールの内容によって返信を判断します。
- 「返信不要」とメールに記してあるときは返信する必要はありません。
- 次の選考日程の案内に問題がない場合は、メールを送ります。
- 次の選考日程に都合がつかない場合は、日程調整を依頼します。
- 選考を辞退する場合は、辞退を伝えます。
書類選考を通過のお礼のメールを送るときに気をつけたいことは、次の５です。
- お礼のメールはできるだけ早く送る
- 次回選考への意欲が伝わる内容とする
- 文字の誤りに気をつける
- 不適切な敬語使いをしていないか確認する
- メールアドレスは就活（転職）用のものを使用する
書類選考を通過したときのお礼のメールの具体的な書き方は、上記例を参照ください。
以上、書類選考を通過したときの、お礼のメールを返信するマナーについて解説しました。
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