仕事の進捗状況を確実に「報告」することが上司から信頼されるコツ
あなたは上司から日々仕事の指示命令を受けていると思いますが、仕事の進捗状況を確実に報告しているでしょうか？
この程度なら報告しなくてもいいかとか、上司が忙しそうだからとか、ミスや失敗をしてしまって報告しにくいなど、様々な理由をつけて報告を怠りがちではありませんか？
あなたが上司から信頼されるためには、進捗状況の報告をタイムリーに確実に行うことが大切です。
この記事では報連相の一つとして、進捗状況を「報告」する仕方について説明します。
若手社員がキャリアプランを実現するためには、仕事の基本やビジネスマナー、コミュニケーションスキルといった、組織で働くためのノウハウを体系的に身につけることが重要です。
本サイトを読みこなすことで、仕事の進め方に自信が持てるようになります。
５つのパターンで進捗状況を報告する
進捗状況を報告するパターンを分類すると、基本型と応用型で合わせて５種類もあります。
基本型の報告では、上司から指示されたことに対してその経過や結果を告げます。①結果報告、②中間報告、③問題報告の３つがあります。
- 結果報告とは、指示された仕事を終えた時、或いは一段落した時点でその内容を報告することです。
「仕事が終わりましたので結果を報告します」という言い方です。
- 中間報告とは、中長期の仕事を受けた時、その途中経過や結果などの進捗状況を定期的に報告することです。
「途中経過を報告します」という言い方ですが、あらかじめ決められた期間ごとに会議などで中間報告することもあります。
※中間報告については、後ほど「進捗状況について必ず「中間報告」することが大切です」でさらに詳しく解説します。参考にしてください。
- 問題報告とは、問題が発生したときや、どうすべきかわからないときなどに、その状況を報告して上司から対応方法を指示してもらうことです。
「問題が発生しました。私の対応としては・・・・のように考えています」という言い方です。
一方、応用型の報告では、仕事を進める過程で自分が掴んだ情報や、話しておく必要があると感じた用件を上司に伝えます。①変更報告、②情報報告の２つがあります。
- 変更報告とは、上司から指示された内容を変更したいとき、その状況を報告して次の指示を受けることです。
「取引先の条件変更に合わせて、こちらの提案を変えたいのですが・・・・」という言い方です。
- 情報報告とは、顧客の事情や競合他社の状況など何らかの情報が入ってきたとき、その内容を報告することです。
「ライバルのＡ社は取引条件を〇〇のように見直したようですが・・・」というような言い方です。
これら５種類の報告は必要に応じて使い分ける必要があります。しかしながら結果報告を行なう意識はあっても、それ以外の報告はなかなか行われないことが普通です。
これら５つの報告を常に意識してください。
報告のツールを使い分ける
上司へ進捗状況を報告する手段として、口頭・メール・報告書などが考えられます。
どの手段で報告するかはケースバイケースです。その状況に最もふさわしいツールを選択しましょう。
重要度が高い報告は、書類を見せながら口頭で説明すると上司にとって最もわかりやすいです。
一方、重要度がそれほど高くない場合はメールでもかまいません。
社内の他部署への報告も同じです。重要度によって口頭・メールを使い分けましょう。
社外の取引先などが相手の場合、正式な報告は書面でわたします。
それ以外のものはメールや電話、口頭でかまいませんが、証拠を残しておきたい場合はメールで報告します。
以上が一般的な報告の手段です。会社のしきたりによって手段が異なることもありますので、その場合はそれに従ってください。
口頭で報告する場合、まずは上司の都合を確認する
進捗状況の報告を口頭で行う場合、必ずはじめに上司の都合を聞きましょう。
なぜなら上司が「聞く」態勢を整えていないと、あなたの報告について正確な判断ができないからです。
以下に気をつけて報告します。
- 通常の報告の場合、上司に声をかける理想的なタイミングは１日に２回くらいと心得てください。
どのタイミングが良いかは、上司に直接確認します。
朝出社したらすぐに報告可能な時間を確認しましょう。または前日の退社時に、翌日の予定を聞いておくのもいいでしょう。
- 突発的な報告をする場合、いきなり話し始めず、まずは都合を確認します。
「○○の件でご報告しておきたいことがありますが、今お時間よろしいでしょうか？」というような言い方です。
- 空気を読んで報告のタイミングをはかることも大切です。
むずかしい報告をするときは、上司の仕事状況を推測し、機嫌のよい時や時間に余裕がありそうな時に行うことを考えてください。
そうしないと予想外のリアクションが降りかかってくる恐れがあります。
それでも緊急に報告が必要な場合もあります。もしタイミングが悪そうなときは、いつもより上司の都合に配慮する言葉から切り出すことです。「お忙しいところ失礼します・・・・・」といった言い方です。
月曜の朝は、週はじめの職場内ミーテイングなどで忙しいことに注意してください。
逆に金曜の午後は、週末気分でちょっと心に余裕があることが多いです。そこを見逃さないことです。
上司からの指示の受け取り方にも注意する
仕事は上司の指示命令から始まります。また報告後には次の指示を出されることもあります。
このように指示を受け取るときにも、留意すべき点があります。大切なのは上司からの指示の目的を理解することです。
以下の点に留意して指示を受け取ってください。
- 指示の内容を正しく把握する。
指示の内容を聞き間違えたり、意味を取り違えたりしないようにします。
そのためには呼ばれたらまずは元気に「はい」と返事をして、ペンとメモを持って上司のもとへ行きます。
そして特に数字や人名など、重要な部分の聞き間違いをしないように注意して聴きます。
聞き違いしやすい箇所では復唱して確認することが必要です。
- 指示の目的を理解する。
上司が指示の目的を言わないことがあります。もし目的がわかりづらい場合は、自分から確認する姿勢をもってください。
仕事の目的がわからないと、上司の指示の言いなりになってしまいます。自分なりの応用、工夫ができません。
まとめ
上司から信頼されるためには、進捗状況の報告をタイムリーに確実に行うことが大切です。
報告のパターンは、分類すると５種類あります。
基本型の報告は、①結果報告、②中間報告、③問題報告の３つです。上司から指示されたことに対してその経過や結果を報告します。
応用型の報告は、①変更報告、②情報報告の２つです。仕事を進める過程で自分が掴んだ情報や、伝える必要があると感じた用件を上司に報告します。
報告の手段として、メール、口頭、報告書などがあります。最もふさわしいツールを選択しましょう。
口頭で報告する場合は、必ずはじめに上司の都合を確認します。上司が「聞く」態勢を整えていないと、あなたの報告について正確な判断ができません。
報告にあたり、上司から次の指示の受け取り方にも注意してください。ポイントは指示の目的を理解することです。
以上を理解して進捗状況の報告を行なうと、仕事がスムーズにはかどります。
最後に、キャリア育みファームでは、組織で活き活きと働くためのノウハウを体系的にまとめたマニュアルも販売しています。
仕事を進めるうえで役に立つ実践的なノウハウ満載のマニュアルです。なるほど、このようにすればいいのかと、ライバルからグンと抜け出すこと請け合いです。ぜひ、以下のページで詳細をご覧ください。
その他、以下のリンクも読み進めるとお役に立ちます。